5 вопросов, которые нужно задать при планировании выездного мероприятия.

Аренда звука для мероприятия

Планирование успешной выездной встречи - это все, ну ...   хорошее планирование.

Решения могут показаться бесконечными - бюджет, местоположение, повестка дня, еда, материалы и аренда звука и аренда видео оборудования должны быть рассмотрены и заранее подготовлены. Это оказывается еще более сложной задачей, когда вы работаете с пространством, в котором никогда не были, не говоря уже о том, чтобы запланировать встречу вокруг.      

Несмотря на то, что каждая встреча отличается, шпаргалка для планирования правильного аудио визуального оборудования и настройки для встреч остается в основном той же самой, и все начинается с того, чтобы задавать место встречи правильные вопросы. Вот 5 вопросов, которые нужно задать при планировании выездной встречи:

  1. Есть ли в помещении аудио-визуальное оборудование?

Во многих конференц-залах есть встроенные проекторы и экраны, телевизоры или звуковые системы . Вам захочется узнать особенности того, что уже находится в комнате, чтобы вы в конечном итоге не принесли (и не заплатили) за оборудование, которые вам не нужно. Обязательно спросите, есть ли дополнительные расходы на использование локального оборудования, и уточните, что вам нужно будет использовать в день собрания.

Оборудование для мероприятий

 

Имейте в виду, что оборудование в помещении не обязательно подходит для вашей конкретной встречи. Например, на стене может быть 50-дюймовая плазма, но если вы планируете показывать презентацию с подробными графиками и диаграммами, вам лучше использовать проектор и экран или видеостену, чтобы ваши изображения были достаточно большими для всех чтобы увидеть важные детали.

 

Сколько человек может с комфортом поместиться в пространстве?

Задавая этот вопрос, учитывайте не только размер вашей группы, но и расстановку комнат, которая будет работать лучше всего. Есть ли один докладчик, а все остальные должны сидеть в рядах? Будет ли интерактивное обучение, которое будет лучше всего работать со столами, расположенными в U-образной форме, чтобы участники могли видеть друг друга? Как правило, место встречи может дать вам максимальное количество людей в зависимости от выбранной вами установки.

Кроме того, вы захотите убедиться, что оборудование, которое вы планируете использовать, соответствуют пространству. Например, проектор должен находиться на нужном расстоянии, на который вы проецируете изображение. (Поэтому, если вы хотите проецировать изображение шириной всего экрана, вам нужно убедиться, что есть место для установки проектора на нужном расстоянии от экрана).

  1. Когда в помещение можно попасть?

Независимо от того, нужен ли вам доступ в зал для настройки или вы должны убедиться, что у вашего AV-специалиста достаточно времени для настройки и демонтажа оборудования, вам никогда не помешает проверить, будет ли комната доступна как до, так и после вашей встречи. Аналогичным образом, если вы планируете, чтобы кто-то пришел позже в тот же день, чтобы забрать оборудование из помещения, вам нужно знать, что помещение не будет закрыто или забронирована для другой группы в это время.

wi-fi для мероприятий

  1. Будет ли у гостей надежный доступ к WiFi?

Мы привыкли считать это само собой разумеющимся, но не все места созданы для легкого доступа в Интернет. Удивительно, но отели часто взимают дополнительную плату за доступ к Интернету, а в некоторых ресторанах плохой прием, особенно в многолюдные времена, когда все используют пропускную способность. Если Интернет является обязательным, обязательно спросите, есть ли частное подключение, и рассмотрите возможность отправки технической группы для обследования помещения перед мероприятием для проверки скорости сети . В случае слабого сигнала или ненадежной сети в качестве резервной копии доступны опции маршрутизатора 4G и точек доступа.

  1. Где находятся розетки, порты и телефонные розетки в комнате?

Не надейтесь, что ваша комната для собраний будет проводиться для современных встреч. Зачастую розетки в старых зданиях встречаются очень редко, и вам может понадобиться дополнительный запас удлинителей и удлинителей. Если вы знаете, что вам понадобятся дополнительные розетки - для учебного класса, где, например, у каждого человека есть собственный компьютер или ноутбук, - заранее запланируйте установку, а также дополнительное время, которое может потребоваться для записи и обеспечения безопасности кабельных сетей там, где это необходимо, как можно дальше. То же самое касается портов Ethernet, особенно если вам нужно подключить несколько компьютеров одновременно.

аренда  оборудования

Помните: глупых вопросов нет

Суть в планировании вашей аудиовизуальной установки заключается в том, что общение с местом проведения является ключевым. Вооружившись необходимой информацией, каждая запланированная вами встреча может быть безупречной, и каждый посетитель может уйти с улыбкой. Удачного планирования!

Ищете больше информации об аудиовизуальной и технологической аренде для повторяющихся встреч?

НУЖНА ПОМОЩЬ В ПОДБОРЕ ОБОРУДОВАНИЯ?

ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКУ. МЫ СВЯЖЕМСЯ С ВАМИ!

ОТЗЫВЫ

5 вопросов, которые нужно задать при планировании выездного мероприятия.

Преимущества аренды аудио-визуального оборудования.

Вы наконец сделали это - у вас есть свой бизнес, и вам не нужно работать по обычному графику с 9 до 18.…

Подробнее
5 вопросов, которые нужно задать при планировании выездного мероприятия.

LED против LCD - что является лучшим выбором для вашего следующего мероприятия?

Когда дело доходит до выбора лучшего светодиодного экрана для вашего мероприятия, бесконечное количество…

Подробнее
5 вопросов, которые нужно задать при планировании выездного мероприятия.

Ваше полное руководство по аренде светодиодных экранов 2020

Если вы хотите повысить ставку на своем следующем мероприятии, то аренда светодиодного экрана может быть…

Подробнее